업무용 승용차 관련 비용 명세서는 국세청에서 정한 양식에 따라 제출해야 한다. 세무대리인이 있는 경우 작성은 대리인이 맡는 것이 일반적이지만, 차량별 유류비와 보험료, 수선비, 자동차세 등 실제 발생 비용에 대한 내부 자료는 사업자가 직접 관리해야 한다.
세법에서는 법인이나 개인사업자가 고가의 차량을 취득한 뒤 사적인 비용까지 경비로 처리하는 것을 제한하기 위해 업무용 승용차에 대해 엄격한 기준을 두고 있다.
업무용 승용차란 원칙적으로 ‘승용차’를 의미하며, 승합차나 트럭, 경차 등은 제외된다. 구체적으로는 배기량 1,000cc 이하의 경차를 제외한 정원 8인 이하의 승용차가 해당하며, 9인승 이상이라 하더라도 벤형이나 지프형은 업무용 승용차에 포함된다.
반면 9인승 이상의 승합차, 경차, 트럭 등은 업무용 승용차에 해당하지 않는다. 택시, 렌터카, 자동차운전학원 차량 등 영업용으로 승용차를 이용하는 경우에도 세법상 업무용 승용차 규제 대상에서 제외된다.
업무용 승용차를 사용하면서 발생하는 보험료, 통행료, 리스비, 수선비, 임차료, 자동차세 등 차량의 취득과 유지에 필요한 지출은 원칙적으로 경비 처리가 가능하다. 다만 법인의 경우 개인사업자보다 비용 인정 요건이 엄격하다. 법인은 사업주 개인과 별도의 인격체로 보기 때문에 차량 사용의 공적 성격이 명확히 드러나야 하기 때문이다.
법인차량 비용 처리를 위해서는 우선 차량이 법인 명의로 등록돼 있어야 한다. 법인 명의가 아닌 차량의 경우 차량과 관련된 모든 비용은 법인의 비용으로 인정받을 수 없다.
또한 임직원 전용 자동차 보험에 가입해야 한다. 해당 보험에 가입하지 않으면 차량 관련 비용 역시 인정되지 않는다. 임직원 전용 보험은 직원이 아닌 가족 등이 운전할 경우 보장이 되지 않도록 설계돼 있어 사적 사용을 제한하는 역할을 한다. 사업연도 중 일부 기간이라도 개인 보험에 가입한 상태라면 그 기간 동안 발생한 차량 관련 비용은 법인의 비용으로 인정받을 수 없다.
차량별 운행일지 작성 여부도 중요하다. 앞선 요건을 충족하더라도 운행일지를 작성하지 않은 경우에는 차량 관련 비용 인정 한도가 연간 1,500만 원으로 제한된다. 고가 차량을 취득한 경우 연간 감가상각비 한도인 800만 원을 초과할 가능성이 높으며, 이 경우 보험료와 유류비, 통행료 등 기타 비용이 연간 700만 원을 넘으면 일부 비용은 인정받지 못하게 된다.
법인차량의 경비 처리를 위해 결산 시에는 관련 서류를 준비해야 한다. 자동차등록증을 통해 차량번호와 차량가액, 취득일자, 소유주 등을 확인하고, 취등록세 납부 영수증을 통해 세액을 확인한다. 자동차 보험증권으로는 피보험자와 보험금액을 점검해야 하며, 리스 차량의 경우 리스 계약서와 상환 스케줄표를 통해 매월 납입금액과 자동차세 포함 여부 등을 확인한다. 이 외에도 주차비, 통행료, 유류비 등 차량 관련 지출에 대한 영수증을 보관해야 한다.
업무용 승용차 관련 비용 명세서는 국세청에서 정한 양식에 따라 제출해야 한다. 세무대리인이 있는 경우 작성은 대리인이 맡는 것이 일반적이지만, 차량별 유류비와 보험료, 수선비, 자동차세 등 실제 발생 비용에 대한 내부 자료는 사업자가 직접 관리해야 한다.
해당 명세서를 제출하지 않거나 실제와 다르게 기재할 경우 비용 처리 금액의 1% 또는 차액의 1%에 해당하는 가산세가 부과될 수 있어 업무용 승용차 비용 관리에 각별히 주의해야 한다.
